+7 (495) 748-63-66

Электронный документооборот

05.12.2012

Организации, ведущие деятельность, связанную с постоянным ведением большого количества документов, встречают примерно одни и те же проблемы, такие как потеря документов, задержки их прохождения, исполнения, невозможность восстановления истории работы с документами и многое другое. Все эти проблемы решаются одним способом: внедрением системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) – организация работы с документами, при которой все документы содержатся в электронном виде. Такая система имеет массу плюсов и преимуществ над документооборотом бумажным:

·         Контроль перемещения документов;

·         Контроль исполнения;

·         Разграничение доступа к документам;

·         Облегченный поиск по документам;

·         Сокращение затрат времени;

·         Прочее, включая экономию бумаги.

СЭД включается в себя все этапы работы с документами: оформление, разработка, доставка, изменение, подписание, хранение и утилизация. Подписание документов происходит с помощью специальной электронной цифровой подписи (ЭЦП). В 2002 году был введен федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», в которой содержится 20 статей, таких как, например, регулирование отношения в области использования ЭЦП, принципы использования ЭЦП, виды ЭЦП и многое другое.

Система электронного документооборота применяется в совершенно любых видах деятельности. Ниже приведена диаграмма, показывающая спрос предприятий на СЭД в нашей стране:

Рис.1 Структура спроса на СЭД в РФ

Далее представлена диаграмма, на которой указаны причины внедрения СЭД:

Рис.2 Причины внедрения СЭД

На сегодняшний день клиентам предоставляется большое количество СЭД как от отечественного, так и от зарубежного производителя. Никаких принципиальных различий между этими программами не имеется, так как требования к ним почти одинаковые и давно определены. Поэтому обращать внимание на различия стоит в таких свойствах как лицензирование, процесс внедрения, техподдержка и т.д.

Так распределилось внедрение СЭД в России в 2010 году:

2_03

Рис.3 Распределение внедрения СЭД в России в 2010 году

Рассмотрим представленные на диаграмме программы по автоматизации делопроизводства, их основные характеристики.

1.       «1С: Документооборот»

Рис.4 Программа по автоматизации «1С: Документооборот»

 

Программа для автоматизации делопроизводства и документооборота на предприятиях и в учреждениях. Программа работает на новейшей версии платформы "1С: Предприятие 8".

·         Обеспечивает удобный и быстрый поиск содержащихся в базе файлов;

·         Ведет учет документов предприятия (входящих, исходящих, организационно-распорядительных);

·         Обеспечивает коллективный доступ к хранимым файлам;

·         Автоматизирует бизнес-процессы документооборота (согласование, подписание и т.д.);

·         Предоставляет руководителю предприятия средства для оценки эффективности работы его сотрудников;

·         Поддерживает одновременное ведение бумажного и электронного документооборота;

·         Предоставляет доступ к каким-либо данным через Интернет;

·         Дает возможность отправления документов по электронной почте;

·         Дает возможность установления различных настроек и ограничений доступа к документам.

2.        «DocsVision».

Программа для автоматизации документооборота.

·         Создает архивы электронных документов;

·         Автоматизирует делопроизводство и контролирует исполнение;

·         Управляет деловыми и организационными бизнес-процессами;

·         Интегрирует различные информационные системы предприятия.

 

Максим Коротков

Автор статьи: Заместитель генерального директора CNTS Максим Коротков